DANE PODSTAWOWE

 

Wydziałem kieruje:

Wojciech Bąk

 

 Sekretarz Miasta i Gminy

I piętro, pokój nr 106   
tel. 62 732 - 06 - 07
e-mail: sekretarz@ostrzeszow.pl  

Tu mogą Państwo kierować wszystkie pytania i sprawy,

dotyczące funkcjonowania urzędu.

 

POZOSTAŁE BIURA I POMIESZCZENIA WYDZIAŁU ORGANIZACYJNEGO:

 
POKÓJ 106 – I piętro

 

tel. 732 06 08,  e-mail: org@ostrzeszow.pl


Tu mogą Państwo załatwić następujące sprawy:
- otrzymać odpisy uchwał sołectw i dzielnic,
- zasięgać informacji w sprawie organizacji wyborów lub referendów,
- otrzymać dokumenty dotyczące wykonywanej pracy na podstawie dostępnych danych archiwalnych
- w pokoju tym prowadzona jest obsługa archiwalna urzędu oraz sprawy związane z jego bieżącym funkcjonowaniem,

 
POKÓJ 311 – III piętro – OBSŁUGA KADROWA URZĘDU

 

tel. 732 06 65      

 

Sprawy kadrowe załatwiane są w godzinach 7.00 – 15.00 

 
POKÓJ 105 – I piętro – SEKRETARIAT

 

tel. 732 06 70            

 

Sekretariat prowadzi rejestr skarg i wniosków obywateli

 

Ponadto można tu załatwić następujące sprawy:

- umówić spotkanie z burmistrzem i zastępcą burmistrza,
- uwierzytelnić kserokopie dokumentów i pism,
- uzyskać podstawowe informacje dotyczące urzędu.

 
PARTER  – BIURO OBSŁUGI INTERESANTA

 

tel. 732 06 09

 

SPEŁNIANE ZADANIA:

 

1. UDZIELANIE INFORMACJI

 

Tu udzielane są informacje dotyczące:
- komórek organizacyjnych miasta i gminy,

- innych instytucji i organizacji działających na terenie Urzędu, w tym m.in.  Starostwa

   Powiatowego,

- lokalizacji urzędów i instytucji działających w Ostrzeszowie.

2. KORESPONDENCJA 

Tu można składać pisma i podania w zakresie dotyczącym miasta i gminy. Biuro przyjmuje
i wysyła korespondencję Urzędu.

3. OBSŁUGA INTERESANTA

Tu interesant może załatwić następujące sprawy: 

         } z zakresu Wydziału Spraw Obywatelskich i Działalności Gospodarczej:
                        - wniosek o wydanie dowodu osobistego,
                        - wnioski dotyczące spraw meldunkowych,
                        - wniosek o nadanie numeru PESEL,
                        - wniosek o udostępnienie danych osobowych,
                        - wniosek o wydanie zaświadczenia o zameldowaniu,
                        - druk zawiadomienia o organizacji imprez

                        - zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych (stałe i jednorazowe), 
                        - druk DG-R – rozpoczęcie działalności gospodarczej, 
                        - druk DG-Z – zmiany wpisu do ewidencji działalności gospodarczej,
                        - druk DG-L – likwidacja działalności gospodarczej.  

          }  z zakresu Wydziału Gospodarowania NIeruchomościami:
                   - wykup lokalu mieszkalnego


          }  z zakresu Wydziału Inwestycji, Drogownictwa i Rozwoju:

                      - wniosek o zezwolenie na zajęcie chodnika, jezdni, zieleni w pasie drogowym

          }  z zakresu Wydziału Gospodarki Przestrzennej:
                     - wniosek o wszczęcie postępowania o podział nieruchomości,
                     - wniosek o wszczęcie postępowania rozgraniczeniowego nieruchomości,
                     - wniosek o wydanie zaświadczenia o przeznaczeniu nieruchomości
                        w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,
                     - wniosek o wydanie wyrysu i wypisu z miejscowego planu zagospodarowania
                       przestrzennego, 
                     - wniosek o zmianę miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
                     - druk oświadczenia w sprawie zgody na budowę w granicy.  

          }  z zakresu Wydziału Kształtowania Środowiska i Spraw Komunalnych:  
                    - wniosek o uznanie pomnikiem przyrody, 

         }   w zakresie Wydziału Finansowego:
                - zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lokalnych, 
                - zaświadczenia o stanie majątkowym, 
                - oświadczenie o nieposiadaniu psa, 
                - druk WT-1 – wykaz środków transportowych, 
                - druki wykazu nieruchomości, 
                - wnioski i odwołania w sprawie odroczenia oraz rozłożenia na raty
                   podatków i opłat lokalnych.

Osobom starszym i inwalidom udzielana jest pomoc na miejscu, bez względu na rodzaj   załatwianej sprawy. Informacje o opłatach skarbowych można uzyskać w biurze; są również umieszczone na większości z wydawanych druków.

4. WYDAWANIE KLUCZY

Po godz. 15. 00 biuro spełnia zadania portierni. Tu wydawane są klucze od pomieszczeń celem organizacji zamierzeń zgłoszonych uprzednio w Wydziale Organizacyjnym,
tel. 732 06 08

 

 

POKÓJ 005 – parter – Informatyk

 

tel. 732 06 19

 

Informatyk zapewnia sprawne działanie systemu informatycznego Urzędu, uzupełnianie materiałów eksploatacyjnych, a także pomoc w zakresie obsługi i użytkowania komputerów.

 

PEŁEN ZAKRES DZIAŁANIA WYDZIAŁU ORGANIZACYJNEGO

WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy:

1) bieżąca obsługa Burmistrza i Wiceburmistrza poprzez prowadzenie ich sekretariatów;

2) obsługa interesantów i korespondencji:

a) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej do Urzędu oraz jej rozprowadzanie - po dokonaniu dekretacji - do właściwych komórek organizacyjnych,

b) przygotowywanie korespondencji i przesyłek pocztowych do wysyłki,

c) obsługa urządzeń łączności – wypełnianie obowiązków centrali telefonicznej Urzędu,

d) udzielanie wstępnej pomocy interesantom w ukierunkowaniu sposobu załatwienia przez nich spraw,

e) udzielanie informacji na temat pracy Urzędu;

3) obsługa administracyjna i techniczna Urzędu:

a) ewidencjonowanie podróży służbowych pracowników Urzędu,

b) nadzór nad ewidencją czasu pracy z wykorzystaniem elektronicznego sytemu,

c) prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw,

d) koordynowanie czynności kancelaryjnych w Urzędzie,

e) właściwe oznakowanie pomieszczeń Urzędu,

f) dbałość o estetykę i aktualność informacji zamieszczanych w gablotach w Urzędzie;

4) przygotowanie i przeprowadzanie wyborów powszechnych i referendów w zakresie nienależącym do innych komórek organizacyjnych;

5) prowadzenie strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu oraz strony internetowej Miasta i Gminy;

6) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem odznaczeń;

7) udzielanie – w porozumieniu z merytorycznie odpowiedzialną komórką organizacyjną - odpowiedzi na informacje medialne dotyczące działalności organów Miasta i Gminy oraz Urzędu;

8) obsługa Rady:

a) organizacja posiedzeń komisji i sesji,

b) prowadzenie zbioru uchwał oraz protokołów z sesji i posiedzeń komisji,

c) przepisywanie, powielanie i dystrybucja materiałów na sesje,

d) zawiadamianie radnych i zapraszanych gości o planowanych sesjach i posiedzeniach komisji,

e) ogłaszanie uchwał sesji zgodnie z sentencją uchwały,

f) koordynacja działań związanych z udzielaniem odpowiedzi na interpelacje radnych,

g) współpraca z redakcją Dziennika Urzędowego Województwa Wielkopolskiego,

h) przyjmowanie i wysyłanie dokumentów do i z Biura Rady, prowadzenie ich ewidencji oraz archiwizacji;

9) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz kontrola ich terminowej realizacji;

10) prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza;

11) wykonywanie zadań związanych z wyborami na ławników;

12) prowadzenie archiwum zakładowego:

a) przejmowanie dokumentacji - spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

c) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

d) udostępnianie przechowywanej dokumentacji, wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,

e) przeprowadzanie kwerend archiwalnych,

f) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

g) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do Archiwum Państwowego,

h) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,

i) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.

13) bieżące współdziałanie z jednostkami pomocniczymi Miasta i Gminy – sołectwami oraz dzielnicami, w tym koordynowanie spraw związanych z przeprowadzaniem wyborów do organów tych jednostek;

14) redagowanie strony informacyjnej Urzędu w lokalnej prasie;

15) przygotowywanie listów gratulacyjnych i pism okolicznościowych;

16) organizowanie debat i konsultacji społecznych, szczególnie w odniesieniu do projektów prawa miejscowego wymagających konsultacji społecznych;

17) prowadzenie rejestru samorządowych instytucji kultury Miasta i Gminy.