DANE PODSTAWOWE Wydziałem kieruje: Wojciech Bąk Sekretarz Miasta i Gminy I piętro, pokój nr 106 Tu mogą Państwo kierować wszystkie pytania i sprawy, dotyczące funkcjonowania urzędu. tel. 732 06 08, e-mail: org@ostrzeszow.pl tel. 732 06 65 Sprawy kadrowe załatwiane są w godzinach 7.00 – 15.00 tel. 732 06 70 Sekretariat prowadzi rejestr skarg i wniosków obywateli Ponadto można tu załatwić następujące sprawy: - umówić spotkanie z burmistrzem i zastępcą burmistrza, tel. 732 06 09 SPEŁNIANE ZADANIA: 1. UDZIELANIE INFORMACJI Tu udzielane są informacje dotyczące: - innych instytucji i organizacji działających na terenie Urzędu, w tym m.in. Starostwa Powiatowego, - lokalizacji urzędów i instytucji działających w Ostrzeszowie. Tu można składać pisma i podania w zakresie dotyczącym miasta i gminy. Biuro przyjmuje Tu interesant może załatwić następujące sprawy: - zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych (stałe i jednorazowe), - wniosek o zezwolenie na zajęcie chodnika, jezdni, zieleni w pasie drogowym } z zakresu Wydziału Kształtowania Środowiska i Spraw Komunalnych: Osobom starszym i inwalidom udzielana jest pomoc na miejscu, bez względu na rodzaj załatwianej sprawy. Informacje o opłatach skarbowych można uzyskać w biurze; są również umieszczone na większości z wydawanych druków. POKÓJ 005 – parter – Informatyk tel. 732 06 19 Informatyk zapewnia sprawne działanie systemu informatycznego Urzędu, uzupełnianie materiałów eksploatacyjnych, a także pomoc w zakresie obsługi i użytkowania komputerów. WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy: 1) bieżąca obsługa Burmistrza i Wiceburmistrza poprzez prowadzenie ich sekretariatów; 2) obsługa interesantów i korespondencji: a) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej do Urzędu oraz jej rozprowadzanie - po dokonaniu dekretacji - do właściwych komórek organizacyjnych, b) przygotowywanie korespondencji i przesyłek pocztowych do wysyłki, c) obsługa urządzeń łączności – wypełnianie obowiązków centrali telefonicznej Urzędu, d) udzielanie wstępnej pomocy interesantom w ukierunkowaniu sposobu załatwienia przez nich spraw, e) udzielanie informacji na temat pracy Urzędu; 3) obsługa administracyjna i techniczna Urzędu: a) ewidencjonowanie podróży służbowych pracowników Urzędu, b) nadzór nad ewidencją czasu pracy z wykorzystaniem elektronicznego sytemu, c) prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw, d) koordynowanie czynności kancelaryjnych w Urzędzie, e) właściwe oznakowanie pomieszczeń Urzędu, f) dbałość o estetykę i aktualność informacji zamieszczanych w gablotach w Urzędzie; 4) przygotowanie i przeprowadzanie wyborów powszechnych i referendów w zakresie nienależącym do innych komórek organizacyjnych; 5) prowadzenie strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu oraz strony internetowej Miasta i Gminy; 6) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem odznaczeń; 7) udzielanie – w porozumieniu z merytorycznie odpowiedzialną komórką organizacyjną - odpowiedzi na informacje medialne dotyczące działalności organów Miasta i Gminy oraz Urzędu; 8) obsługa Rady: a) organizacja posiedzeń komisji i sesji, b) prowadzenie zbioru uchwał oraz protokołów z sesji i posiedzeń komisji, c) przepisywanie, powielanie i dystrybucja materiałów na sesje, d) zawiadamianie radnych i zapraszanych gości o planowanych sesjach i posiedzeniach komisji, e) ogłaszanie uchwał sesji zgodnie z sentencją uchwały, f) koordynacja działań związanych z udzielaniem odpowiedzi na interpelacje radnych, g) współpraca z redakcją Dziennika Urzędowego Województwa Wielkopolskiego, h) przyjmowanie i wysyłanie dokumentów do i z Biura Rady, prowadzenie ich ewidencji oraz archiwizacji; 9) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz kontrola ich terminowej realizacji; 10) prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza; 11) wykonywanie zadań związanych z wyborami na ławników; 12) prowadzenie archiwum zakładowego: a) przejmowanie dokumentacji - spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych, b) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, c) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, d) udostępnianie przechowywanej dokumentacji, wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, e) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, f) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu, g) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do Archiwum Państwowego, h) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym, i) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją. 13) bieżące współdziałanie z jednostkami pomocniczymi Miasta i Gminy – sołectwami oraz dzielnicami, w tym koordynowanie spraw związanych z przeprowadzaniem wyborów do organów tych jednostek; 14) redagowanie strony informacyjnej Urzędu w lokalnej prasie; 15) przygotowywanie listów gratulacyjnych i pism okolicznościowych; 16) organizowanie debat i konsultacji społecznych, szczególnie w odniesieniu do projektów prawa miejscowego wymagających konsultacji społecznych; 17) prowadzenie rejestru samorządowych instytucji kultury Miasta i Gminy.
tel. 62 732 - 06 - 07
e-mail: sekretarz@ostrzeszow.pl
POZOSTAŁE BIURA I POMIESZCZENIA WYDZIAŁU ORGANIZACYJNEGO:
Tu mogą Państwo załatwić następujące sprawy:
- otrzymać odpisy uchwał sołectw i dzielnic,
- zasięgać informacji w sprawie organizacji wyborów lub referendów,
- otrzymać dokumenty dotyczące wykonywanej pracy na podstawie dostępnych danych archiwalnych
- w pokoju tym prowadzona jest obsługa archiwalna urzędu oraz sprawy związane z jego bieżącym funkcjonowaniem,
- uwierzytelnić kserokopie dokumentów i pism,
- uzyskać podstawowe informacje dotyczące urzędu.
- komórek organizacyjnych miasta i gminy,
2. KORESPONDENCJA
i wysyła korespondencję Urzędu.
3. OBSŁUGA INTERESANTA
} z zakresu Wydziału Spraw Obywatelskich i Działalności Gospodarczej:
- wniosek o wydanie dowodu osobistego,
- wnioski dotyczące spraw meldunkowych,
- wniosek o nadanie numeru PESEL,
- wniosek o udostępnienie danych osobowych,
- wniosek o wydanie zaświadczenia o zameldowaniu,
- druk zawiadomienia o organizacji imprez
- druk DG-R – rozpoczęcie działalności gospodarczej,
- druk DG-Z – zmiany wpisu do ewidencji działalności gospodarczej,
- druk DG-L – likwidacja działalności gospodarczej.
} z zakresu Wydziału Gospodarowania NIeruchomościami:
- wykup lokalu mieszkalnego
} z zakresu Wydziału Inwestycji, Drogownictwa i Rozwoju:
} z zakresu Wydziału Gospodarki Przestrzennej:
- wniosek o wszczęcie postępowania o podział nieruchomości,
- wniosek o wszczęcie postępowania rozgraniczeniowego nieruchomości,
- wniosek o wydanie zaświadczenia o przeznaczeniu nieruchomości
w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,
- wniosek o wydanie wyrysu i wypisu z miejscowego planu zagospodarowania
przestrzennego,
- wniosek o zmianę miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
- druk oświadczenia w sprawie zgody na budowę w granicy.
- wniosek o uznanie pomnikiem przyrody,
} w zakresie Wydziału Finansowego:
- zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lokalnych,
- zaświadczenia o stanie majątkowym,
- oświadczenie o nieposiadaniu psa,
- druk WT-1 – wykaz środków transportowych,
- druki wykazu nieruchomości,
- wnioski i odwołania w sprawie odroczenia oraz rozłożenia na raty
podatków i opłat lokalnych.
4. WYDAWANIE KLUCZY
Po godz. 15. 00 biuro spełnia zadania portierni. Tu wydawane są klucze od pomieszczeń celem organizacji zamierzeń zgłoszonych uprzednio w Wydziale Organizacyjnym,
tel. 732 06 08
PEŁEN ZAKRES DZIAŁANIA WYDZIAŁU ORGANIZACYJNEGO